Especialistas apontam que focar no momento presente, definindo as prioridades de demandas, interfere de forma positiva no fluxo de trabalho.

As pessoas que têm perfil empreendedor devem levar em consideração a realidade do mercado, antes de abrir uma empresa, e estruturar um cuidadoso plano de negócios. Para obter êxito, torna-se indispensável apostar na organização diária, principalmente do tempo de dedicação em cada tarefa a ser executada. Buscar ferramentas digitais de gerenciamento de atividades, concentrar nas demandas e até mesmo apostar na meditação, podem ser algumas alternativas de otimização do trabalho no dia a dia da empresa.

O estudo “Empreendedorismo Informal no Brasil”, lançado recentemente pelo Sebrae, mostra que a formalização do empreendedor está diretamente ligada ao aumento da quantidade de horas dedicadas ao trabalho na empresa. Segundo o levantamento, entre os donos de pequenos negócios que dedicam até 14h por semana para a empresa, o nível de formalização é de apenas 17%. Já entre os empreendedores que dedicam 49 horas ou mais ao negócio, a taxa de formalização (empresa com CNPJ) alcança 49%.

Para a analista de relacionamento com cliente do Sebrae, Carolina Moraes, a boa administração do tempo interfere inclusive na gestão da vida. “É necessário ter foco e concentração. Além disso, viver o presente com presença. A nossa mente é um instrumento muito poderoso, mas geralmente está desfocada com projeções do futuro ou com lembranças do passado. Quanto mais conseguirmos estar plenamente no presente, mais o tempo será otimizado. Assim, as coisas costumam ocorrer de forma mais fluida”, comenta.

Metas
Segundo Carolina, torna-se indispensável estabelecer prioridades e objetivos no ambiente de trabalho. “Vale diferenciar coisas importantes de coisas urgentes. Ao destrinchar as atividades, é essencial identificar em uma empresa quem ficará responsável por cada uma delas. E, assim, estabelecer uma rotina, sabendo aonde se pretende chegar. A disciplina e a força de vontade são fundamentais para alcançar os objetivos”, analisa Carolina Moraes.

O terceiro passo é delegar funções, sem deixar a comunicação de lado. “Não dá para o empreendedor fazer tudo, ainda mais quando a empresa está crescendo. É importante certificar se as demandas repassadas ficaram claras. Tudo isso evita retrabalho, desperdício de tempo, energia e dinheiro”, acrescenta a analista. Outra orientação dela é observar o que faz o empreendedor perder tempo. “Vale monitorar o tempo gasto nas redes sociais, por exemplo, já que elas possuem mecanismos minimamente pensados para manter as pessoas conectadas o maior tempo possível”, recomenta Carolina.

Programas
Ao ajudar as equipes a agilizar o trabalho, a ferramenta colaborativa e on-line Trello é uma das opções disponíveis no mercado. Ela possibilita a inclusão de todas as atividades da empresa, marcar os responsáveis por cada tarefa, visualizar quando foi feita, além da viabilidade de estabelecer prazos. Para gerenciar o tempo, também vale testar a técnica Pomodoro Timer, criada em 1980, por Francesco Cirilo. Por meio dela, dá para separar as tarefas em pequenos intervalos de 25 minutos, chamados de “pomodoros”, e definindo ainda pausas de descanso.

Via ASN – Agência Sebrae de Notícias